檔案是單位發(fā)展的“記錄儀”，是單位信息的“儲(chǔ)存庫”。公監(jiān)管場所檔案管理實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化是大勢所趨。作為檔案工作者，必須認(rèn)清檔案管理現(xiàn)代化的趨勢，努力學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)的使用和管理知識(shí)，以實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化。

檔案管理將實(shí)現(xiàn)無紙化、虛擬化

隨著公安信息化的全面建設(shè)和一體化辦公平臺(tái)的深入推廣，無紙化辦公逐漸變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案管理方式將發(fā)生根本的變革。無紙化辦公和自動(dòng)化已成為當(dāng)今的發(fā)展趨勢。文件可以通過公安專用網(wǎng)上收發(fā)，報(bào)告可以通過專用網(wǎng)上傳輸，這樣既簡化了文件收發(fā)過程中的手續(xù)，又使文件的傳遞更加安全、快捷。這是科技發(fā)展給辦公自動(dòng)化帶來的變革，同時(shí)也給傳統(tǒng)的檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。檔案資源共享是檔案管理的目的，而支持檔案資源的是一定量的檔案館藏，虛擬化就是通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和館際互借來增加館藏，豐富檔案資源。如果把司法監(jiān)管場所的檔案信息都并入公安信息網(wǎng)絡(luò)，從一定意義上說，檔案資源可以無限擴(kuò)大，可以在極短的時(shí)間里查到你所需要的信息資料，從根本上解決了傳統(tǒng) 檔案管理的難題，而且具有占地小、容量大、投入少、管理簡便、查閱方便等優(yōu)點(diǎn)。

檔案管理將實(shí)現(xiàn)縮微化、數(shù)字化

縮微攝影技術(shù)和數(shù)碼影像技術(shù)的應(yīng)用，為檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化提供了有力支持。所謂檔案信息數(shù)字化，就是通過計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代電子技術(shù)將館藏檔案資料轉(zhuǎn)化為電子文件。縮微攝影技術(shù)是把大量的紙質(zhì)文件縮微在很小的縮微品上并制成電子文件，數(shù)碼影像是通過數(shù)碼相機(jī)和光磁轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)對(duì)影像的高清晰處理，其共同的特點(diǎn)都是以計(jì)算機(jī)進(jìn)行識(shí)別、存儲(chǔ)和管理的電子文件。實(shí)行檔案信息數(shù)字化后，可通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行智能化檢索，檢索速度快、范圍廣，這就從根本上解決了紙質(zhì)檔案給庫容帶來的壓力，克服了檔案管理過程中的諸多矛盾。特別是縮微技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)與計(jì)算機(jī)的結(jié)合應(yīng)用，對(duì)檔案管理中的照片、圖片出現(xiàn)的退色、滲化和消褪，能有效地進(jìn)行技術(shù)處理，使原始面貌還原，有利于影像長期保存和準(zhǔn)確復(fù)制，有利于計(jì)算機(jī)查閱照片案卷。圖文并茂，聲像俱全，這是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。

檔案管理將實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化

當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)信息社會(huì)，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用，使地球變得越來越小，信息空間越來越大，沒有“國界”，沒有距離，“足不出戶知大小”已成為現(xiàn)實(shí)。這不僅提高了整個(gè)社會(huì)的辦事效率，而且也密切了整個(gè)社會(huì)的聯(lián)系。這就為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化提供了客觀的條件。目前，隨著金盾工程的全面展開，公安系統(tǒng)已普遍建立了公安計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，其中，為了加強(qiáng)文件資料的保密，有些計(jì)算機(jī)規(guī)定禁止接入互聯(lián)網(wǎng)，有的甚至是單機(jī)操作，與網(wǎng)絡(luò)實(shí)行物理隔離。但隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，如密碼技術(shù)的深化、語音識(shí)別、指紋識(shí)別技術(shù)的應(yīng)用，將使文件資料的安全保密性大大提高。而對(duì)電子文件資料真?zhèn)蔚淖R(shí)別，也隨著電子文件簽署技術(shù)的應(yīng)用，給收文部門和單位建立了信任。這一技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用，為檔案管理過程中對(duì)電子文件真實(shí)性、可靠性的認(rèn)定提供了技術(shù)保證。網(wǎng)絡(luò)傳輸作為一種信息傳播方式具有無比的優(yōu)越性。一是傳播速度快，二是傳播范圍廣，三是傳播不走樣，四是傳播成本低，這已被全世界廣泛認(rèn)同。檔案管理也必將隨著這一技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展。因此，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的目標(biāo)已為期不遠(yuǎn)。

檔案管理將實(shí)現(xiàn)多元化、智能化

隨著新技術(shù)的發(fā)展，檔案資源的載體已呈現(xiàn)多樣化，除傳統(tǒng)的紙質(zhì)、圖片、膠卷等載體外，已出現(xiàn)了U盤、硬盤等為載體的電子文件和數(shù)碼音像制品。多種檔案載體并存必然使檔案館藏多元化，傳統(tǒng)的檔案管理模式和檢索方式已不能適應(yīng)形勢發(fā)展的要求，因此，檔案管理設(shè)備必須首先實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。計(jì)算機(jī)技術(shù)特別是未來語音識(shí)別技術(shù)的開發(fā)與應(yīng)用，將使檔案的管理模式實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、智能化。在新的管理模式下，將實(shí)現(xiàn)文檔一體化，所有的檔案信息都會(huì)被計(jì)算機(jī)自動(dòng)

接收，并按照設(shè)定的程序自動(dòng)地進(jìn)行分類歸檔。實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化、智能化，不僅使傳統(tǒng)的靠手工整理、靠體力搬運(yùn)、靠翻卷查閱的檔案管理模式成為歷史，使廣大檔案工作者從大量繁雜的腦力和體力勞動(dòng)中徹底解脫出來，而且能有效地發(fā)揮檔案信息服務(wù)社會(huì)的功能，展現(xiàn)檔案的自身價(jià)值，提高檔案工作者的社會(huì)地位。

檔案信息安全保障

檔案信息安全保障體系的建設(shè)是檔案信息化建設(shè)中極為重要的組成部分，如何確保檔案網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)安全、信息安全是檔案信息化建設(shè)過程中的關(guān)鍵問題。公安專業(yè)檔案采用技術(shù)手段確保涉及保密的檔案和電子檔案實(shí)體與信息的安全。通過審批申請(qǐng)檔案的利用與借閱，實(shí)施檔案利用刷卡、刷條形碼登記查詢系統(tǒng)，嚴(yán)密了檔案利用的審批和監(jiān)控；實(shí)施了文檔加密策略，對(duì)計(jì)算機(jī)產(chǎn)生、存儲(chǔ)或處理的檔案、資料進(jìn)行了加密管理；在供用戶使用的電子光盤上加上水印、鎖上加密狗等方法來保證檔案資料保密安全。建立數(shù)字檔案的服務(wù)平臺(tái)，對(duì)檔案的利用進(jìn)行授權(quán)訪問及定期備份；在光盤、縮微閱覽室安裝門禁和監(jiān)控，實(shí)施光盤、縮微異地備份，確保了光盤、縮微檔案信息安全。

總之，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，在確保專業(yè)檔案安全的前提下，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化已是必然的發(fā)展趨勢。因此，每一位檔案工作者都要有緊迫感，與時(shí)俱進(jìn)，努力學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)，把檔案管理提升到一個(gè)全新的現(xiàn)代化水平，為實(shí)現(xiàn)“兩個(gè)一百年”奮斗目標(biāo)、實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的中國夢奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。